Khi quyết định mở một phòng khám, nhiều chủ doanh nghiệp y tế thường tập trung vào chi phí khởi động—thiết bị, nội thất, giấy phép. Nhưng khi phòng khám bắt đầu hoạt động, thực tế tài chính mới bắt đầu nóng lên. Chi phí bảo trì, vận hành hàng tháng không phải là con số nhỏ, và nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Hiểu rõ các khoản chi phí này ngay từ đầu sẽ giúp bạn lên kế hoạch tài chính bền vững và tránh được những bất ngờ không mong muốn.
Các thành phần chi phí chính khi phòng khám hoạt động
Để quản lý tài chính hiệu quả, bạn cần phân chia chi phí thành hai loại chính: chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định là những khoản bạn phải trả hàng tháng bất kể có bao nhiêu bệnh nhân—ví dụ tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên. Chi phí biến đổi thay đổi tùy vào mức độ hoạt động: quảng cáo, vật tư tiêu hao.
Theo định mức kinh tế – kỹ thuật được Bộ Y tế công bố, chi phí trực tiếp được tính trong giá khám bệnh bao gồm: quần áo, khẩu trang, va tơ phòng khám, điện, nước, vệ sinh, và duy tu bảo dưỡng nhà cửa, thiết bị. Điều này có nghĩa những chi phí này được xem là "bình thường" trong hoạt động phòng khám, và bạn cần budget cho chúng trong kế hoạch tài chính.
Chi phí lương nhân viên phòng khám
Nhân sự là cái "xương sống" của bất kỳ phòng khám nào, nhưng nó cũng là chi phí lớn nhất. Lương nhân viên thường chiếm 25-30% tổng chi phí vận hành của phòng khám, khiến đây trở thành khoản chi phí cơ bản không thể bỏ qua.
Tổng chi phí lương mỗi tháng thường dao động từ 30-70 triệu đồng, tùy vào quy mô phòng khám và số lượng nhân viên. Một phòng khám nhỏ có thể chỉ cần bác sĩ, phụ tá và lễ tân, nhưng phòng khám lớn sẽ cần thêm kế toán, quản lý, bảo vệ. Mỗi vị trí đòi hỏi mức lương khác nhau, và các lợi ích như bảo hiểm xã hội cũng được tính vào.
Ngoài lương cơ bản, mỗi năm phòng khám bắt buộc phải tổ chức ít nhất một lần khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên. Chi phí khám sức khỏe này được tính vào chi phí hợp lý của phòng khám, và theo quy định, nó được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Mức chi phí khám sức khỏe tại cơ sở y tế tư nhân dao động từ 150.000-550.000 đồng/người/lần, tuỳ vào mức độ check-up.
Chi phí thuê mặt bằng và tiếp cận khách hàng
Vị trí địa lý của phòng khám trực tiếp quyết định tiền thuê mặt bằng—khoản chi phí cố định hàng tháng. Ở khu trung tâm thành phố, bạn cần chuẩn bị 50-150 triệu đồng/tháng. Đây là khoản phí cao, nhưng trả đó là tính kinh tế lưu lượng khách cao hơn. Nếu bạn chọn khu vực ngoại thành, chi phí sẽ giảm xuống 15-50 triệu đồng/tháng, còn ở tỉnh lẻ hay nông thôn chỉ cần 5-20 triệu đồng/tháng.
Tuy nhiên, tiền thuê thấp không phải là lựa chọn tốt nếu nó dẫn đến ít bệnh nhân. Bạn cần cân bằng giữa chi phí thuê với tiềm năng tuyển khách của vị trí.
Bên cạnh thuê mặt bằng, chi phí marketing và quảng cáo chiếm 25-30% tổng doanh thu hàng tháng, một con số đáng kể. Chi phí quảng cáo trên Google Ads, Facebook Ads thường từ 10-50 triệu đồng/tháng, tùy vào chiến lược marketing của bạn. Để tuy là chi phí cao, marketing được xem là đầu tư cần thiết để duy trì dòng khách hàng ổn định.
Phòng khám hiện đại cũng cần một phần mềm quản lý để theo dõi bệnh nhân, lịch hẹn, hóa đơn. Chi phí phần mềm quản lý phòng khám dao động từ 5-20 triệu đồng/tháng, tuỳ vào tính năng và số người dùng.
Chi phí bảo trì, vệ sinh và các chi phí khác
Bảo trì thiết bị y tế là khoản chi phí dễ bị bỏ quên nhưng lại rất quan trọng. Thiết bị y tế chiếm 40-50% ngân sách đầu tư ban đầu của phòng khám. Bảo trì định kỳ không chỉ kéo dài tuổi thọ thiết bị mà còn giúp tối ưu hóa chi phí vận hành, giảm chi phí sửa chữa bất ngờ và tối thiểu hóa tái đầu tư thiết bị.
Các chi phí tiêu hao khác bao gồm điện, nước, vệ sinh hàng tháng. Những chi phí này hình như nhỏ nhưng khi cộng lại cũng là một khoản không hề nhỏ, đặc biệt với phòng khám ở vị trí trung tâm có nhu cầu vệ sinh cao.
Cách tính tổng chi phí vận hành hợp lý
Để có cái nhìn tổng thể, bạn có thể dùng công thức đơn giản: Tổng chi phí vận hành = Chi phí cố định (lương, thuê mặt bằng) + Chi phí biến đổi (marketing, điện nước, bảo trì). Chi phí cố định dễ dự toán vì nó ổn định hàng tháng, nhưng chi phí biến đổi cần được linh hoạt hơn.
Một phòng khám nhỏ ở khu vực ngoại thành có thể tính được: 40 triệu (lương) + 20 triệu (thuê mặt bằng) + 15 triệu (marketing, điện, nước, bảo trì) = khoảng 75 triệu đồng/tháng. Phòng khám ở trung tâm thành phố có thể gấp 1,5-2 lần con số này.
Để giảm chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo chất lượng, bạn có thể xem xét: tối ưu hóa bảo trì định kỳ thay vì chờ hỏng rồi sửa đắt tiền; dùng phần mềm quản lý thông minh để tăng hiệu suất nhân viên; hoặc negotiation giá dịch vụ khác nếu có thỏa thuận dài hạn.
Bảo trì vận hành phòng khám không phải chỉ về tiền—nó về khả năng lên kế hoạch dài hạn và sự linh hoạt trong quản lý chi phí. Nắm rõ các khoản chi phí này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh thông minh và đảm bảo phòng khám của bạn luôn hoạt động hiệu quả.
Leave a Reply